Sistem informasi merupakan salah satu faktor yang penting bagi sebuah instansi / perusahaan dalam kegiatan operasional. Sistem informasi digunakan untuk mengumpulkan, mengolah dan menyediakan informasi dengan tujuan untuk membantu pengambilan keputusan. Apotek merupakan salah satu jenis usaha dibidang perobatan yang sangat memerlukan adanya sistem informasi pengolahan data untuk mempermudah dan memperlancar kinerjanya. Sekarang ini, masih banyak penulisan/pencatatan data-data (obat) pada apotek yang dilakukan secara konvensional. Cukup banyak apotek yang masih memberdayakan tenaga manusia untuk mengolah data-data yang ada demi memperlancar usahanya. Sistem yang masih digunakan adalah sistem konvensional yaitu melakukan pencatatan, baik itu transaksi penjualan ataupun pembelian barang ke dalam sebuah buku. Karena sistem tersebut, membuat kinerja apotek menjadi kurang efektif dan efisien. Dan untuk proses kalkulasi penjualan obat yang hanya menggunakan cara konvensional yaitu menggunakan alat penghitung kalkulator

Untuk menghitung dan memproses data penjualan obat yang dilakukan secara konvensional akan memakan banyak waktu dan tenaga, belum lagi kesalahan yang rentan terjadi. Biasanya data-data yang masuk akan dicatat ke dalam sebuah buku, pencatatan ini merupakan pekerjaan yang tidak mudah dan selain membutuhkan waktu juga sangat menguras tenaga. Selain itu penyusunan data-data pada apotek yang ada juga akan terhambat dengan dilakukannya cara-cara pengelolaan yang masih bersifat konvensional. Dalam pembuatan laporan untuk evaluasi kinerja apotek juga mengalami kendala. Memerlukan waktu dan tenaga untuk mengolah laporan untuk data-data yang masih berbentuk kertas sehingga laporan-laporan yang diperlukan tidak dapat langsung disediakan, dikarenakan proses konvensional yang masih diterapkan. Pada apotek banyak data-data obat, data transaksi, dan lain - lain yang tidak mungkin dihafalkan. Oleh sebab itu, dibutuhkan sebuah catatan yang dapat mendata daftar-daftar data tersebut dengan melakukan perbaikan dalam pengelolaan sebuah sistem pengolahan data. Perbaikan yang akan dilakukan yaitu membuat sistem pencatatan dengan menggunakan sistem yang berbasis komputer, baik dari segi pendataan barang persediaan, pencatatan data transaksi, dan proses yang lainnya yang berhubungan dengan aktivitas pada apotek yang bersangkutan. Dengan adanya sebuah aplikasi sistem informasi penjualan obat pada Apotek ini, diharapkan apotek akan dapat dikelola dengan lebih baik lagi.

Prima Apotek adalah software untuk mengelola data penjualan obat di apotek, depo farmasi, toko obat atau toko herbal dan madu. Software apotek ini mempunyai fitur yang sangat lengkap, dengan menggunakan software apotek ini anda tidak perlu repot dalam melakukan transaksi di apotek atau toko obat, semuanya menjadi lebih mudah, alur obat mulai dari penerimaan, pencatatan di gudang obat dan penjualan ke pasien terekam dalam database. Software Apotek ini sangat tepat diaplikasikan di Rumah Sakit, Klinik Kesehatan, Puskesmas dan Toko Obat (Apotek)

Prima Apotek didesain multi user dengan teknologi terbaru dan interface yang user friendly. Beberapa keunggulan fitur yang dalam software apotek ini adalah: Penyusunan dan pencetakan formularium obat, pembuatan PO, Permintaan dan pembelian obat atau alat kepada suplier/PBF, Penukaran dan retur obat atau alat ke PBF, sistem stock opname, hutang dan piutang.

Detail Fasilitas Sistem Administrasi

Prima Apotek, memiliki berbagai fasilitas yang dapat membantu apotek Anda dalam berbagai macam hal. Fasilitas yang kami berikan tersebut dapat diuraikan dalam beberapa hal sebagai berikut:

 1. Pengaturan Sistem

• Backup dan Restore Database, untuk menjamin keselamatan data dari kemungkinan rusaknya perangkat keras (hardware) secara tiba-tiba, atau hilangnya data akibat serangan virus, dan lain-lain.
• Data Pengguna, berisi ID operator dan nama operator, yang kewenangannya diatur berdasarkan divisi atau bagian yang telah dipilih. Setiap pengguna memiliki username dan password yang berbeda.
• Ganti Password secara mandiri untuk tiap pengguna, sehingga administrator pun tidak dapat mengetahui dan tidak perlu mengetahui password setiap pengguna.
• Pengaturan Umum Sistem, terkait dengan identitas perusahaan (apotek), besarnya nilai PPN (pajak pertambahan nilai) secara global, aktivasi sistem pengingat jatuh tempo hutang-piutang, kadaluarsa produk dan barang-barang dalam batas limit yang harus diorder kembali, serta tata cara pencetakan laporan dan struk kasir, pengaturan besar standar tuslah dan embalase untuk obat racik.
• Pengaturan Lokal, yaitu pengaturan yang dikaitkan dengan perilaku komputer ini saja. Pengaturan ini meliputi: jenis printer yang terpasang di komputer ini (apakah printer POS 40 kolom, printer dotmatrix seperti Epson LX, ataukah printer inkjet standar Windows), lokasi penyimpanan file backup secara otomatis, dan lokasi file skin software PHARMACY di komputer ini pula.

2. Data Induk

• Data Pemasok, dapat diklasifikasikan dalam berbagai kategori secara fleskibel, yang dapat berpengaruh pada pengelompokan laporan hutang dagang, dsb.
• Data Pelanggan, dapat diklasifikasikan dalam berbagai kategori secara fleksibel, yang dapat membantu manajemen untuk menentukan pembagian diskon harga jual setiap kategori pelanggan atau membedakan jenis pelanggan berdasarkan kebiasaan mereka.
• Data Pasien, dapat memberikan bantuan kepada apotek dalam hal pengolahan laporan medication record. Laporan ini bermanfaat untuk mengelola data pengobatan pasien yang pernah menebus resep dokter ataupun obat wajib apotek tanpa resep.
• Data Produk, dapat diklasifikasikan dalam berbagai kategori, misalnya obat bebas, obat bebas terbatas, obat keras, jamu, susu, alat kesehatan, dan sebagainya. Selain itu, data produk dilengkapi pula dengan sistem multi-unit yang memberi keleluasaan kepada kita untuk menentukan unit dalam pembelian dan penjualan dengan berbagai variasi harga sesuai dengan unit produk tersebut, misalnya: saat membeli menggunakan unit DUS dan saat menjual menggunakan unit TABLET atau STRIP yang dapat dibedakan harga jualnya. Kemudian data produk juga dapat dilengkapi dengan fungsi obat serta bahan aktif, untuk memudahkan pencarian produk substitusinya.

• Daftar Harga Produk, dapat ditampilkan berdasarkan penggolongan kategori, pabrik, pemasok, fungsi obat serta bahan aktif. Untuk produk yang saat ini ada dalam stok, penentuan harga jual secara cepat dapat dibantu dengan metode persen markup, persen margin, dan kenaikan harga dalam nominal terhadap harga pokok penjualan (HPP), beserta pembulatannya ke satuan Rupiah terdekat. Dan tentunya, daftar harga produk pun dapat dirancang mengikuti multiunit yang ada pada produk. Contohnya;  1 STRIP isi 10 tablet, maka produk tersebut dapat ditetapkan harga jual 1 TABLET Rp 500 dan 1 STRIP Rp 4.700 (harga jual per-STRIP lebih murah dari eceran TABLET).
• Daftar Kadaluarsa Produk, mengikuti sistem FEFO (first expire first out), dimana produk yang dibeli dengan kadaluarsa lebih dini, akan dianggap keluar dari stok terlebih dahulu. Daftar kadaluarsa ini dapat disesuaikan bilamana terjadi kesalahan pada saat penyerahan fisik barang ke konsumen yang tidak mengikuti sistem FEFO.
• Data Produk Gabungan, dapat digunakan untuk menjual beragam produk yang dijadikan dalam 1 paket. Misalnya untuk sistem promosi penjualan 2x produk A, gratis 1x produk B. Atau dapat pula digunakan untuk membuat paket pemeriksaan kesehatan dengan disposable yang terkait, misalnya periksa gula darah (test strip + blood lancet + alcohol sachet). Dengan metode ini, harga paket gabungan produk dapat ditentukan sendiri, dan bahan formula penyusunnya akan berkurang secara otomatis dan bergabung menjadi HPP produk paket yang dijual ke pelanggan.
• Data Pabrik, dapat diisi nama pabrikan atau pemegang lisensi distribusinya di Indonesia yang dilengkapi dengan informasi alamat dan kontak medical representative. Data pabrik dapat dikaitkan dengan data produk, sehingga nantinya akan memudahkan dalam pembuatan laporan yang berkorelasi antara produk obat, pabrik, dan dokter untuk keperluan khusus, atau konsultasi dengan medical representative produk terkait dengan informasi obat tertentu.
• Data Dokter, berupa data lengkap dokter seperti nama, alamat praktik, surat ijin praktik dan nomor telepon. Data dokter yang memiliki tempat praktik di sekitar apotek bermanfaat apabila resep yang ditebus oleh konsumen berkorelasi dengan berbagai produk obat yang biasa diresepkan oleh dokter tertentu sehingga apotek dapat menjaga ketersediaan stok obat.
• Lokasi, yaitu tempat penyimpanan obat di ruangan apotek. Biasanya rak, lemari atau etalase untuk menyimpan produk yang sama adalah tetap, sehingga saat mencari stok produk tersebut dapat lebih mudah. Data lokasi ini dikaitkan dengan data produk. Pada saat opname persediaan, data lokasi dapat dijadikan referensi bagian persediaan untuk memisahkan proses penghitungan stok. Demikian pula penjaga front office dapat lebih mudah untuk mengetahui dimana posisi suatu produk diletakkan pada ruangan apotek.
• Metode Pembayaran Pemasok, hal ini berkaitan dengan pendataan tentang cara apa saja yang dapat digunakan apotek untuk membayar pemasok, misalnya saja dengan Kas Tunai Apotek atau Transfer ATM, m-Banking, dan Internet banking dari akun yang sama namun berbeda cara / metodenya.
• Metode Penerimaan Pelanggan, hal ini berkaitan dengan pendataan tentang cara apa saja yang dapat digunakan apotek untuk menerima dana dari pelanggan, misalnya saja dengan Kas Kasir 1, Kas Kasir 2, Kartu Debit, Kartu Kredit, VISA/MASTER Card, dsb.

  3. Transaksi

• Pesanan Pembelian, merupakan semacam surat pesanan yang ditujukan kepada pemasok (PBF) untuk mengirimkan barang sesuai dengan permintaan apotek. Pesanan pembelian dapat digunakan untuk referensi saat transaksi pembelian.
• Pembelian Persediaan, berupa obat-obatan dan barang lainnya yang nantinya dapat dijual ke konsumen. Formulir transaksi pembelian di setiap barisnya akan dilengkapi dengan kolom unit (yang dapat diganti jika produk memiliki multiunit), kolom harga beli, kolom diskon (bisa ditampilkan dalam persen atau Rupiah), kolom batch produksi, dan kolom pengisian tanggal kadaluarsa. Sistem kami mendukung pengenaan PPN sebagai PPN masukan yang terpisah dari HPP produk, maupun PPN sebagai tambahan harga pada barang (kapitalisasi PPN), dan biaya pengiriman dari pemasok yang dapat langsung terdistribusi pula menjadi HPP produk secara proporsional. Melalui sistem yang kami rancang terebut, HPP produk pada kartu persediaan Anda dapat lebih riil, akurat dan dikalkulasi secara cepat dibandingkan menggunakan proses manual. Pembelian dapat diselesaikan secara tunai dengan menggunakan berbagai metode pembayaran yang telah diatur pada data induk, atau secara kredit dengan cukup mengisikan tanggal jatuh temponya saja. Setelah itu tanggal tersebut akan aktif pada sistem pengingat.
• Retur Pembelian, dengan menggunakan memo debet bilamana transaksi masih belum lunas, atau pengembalian dana tunai bilamana transaksi pembelian sudah dilunasi.
• Pembayaran Hutang Dagang, dapat dilakukan per pemasok. Pertama-tama nota tagihan pembelian kita tampilkan dalam daftar pembayaran kemudian baru dibayar per nota. Setiap pembayaran hutang dagang juga dapat menggunakan berbagai metode pembayaran yang telah diatur pada data induk. Selain itu, jika ada jumlah potongan pembelian pada saat pelunasan yang lebih cepat dari jadwal atau pembulatan jumlah rupiah, hal ini akan dimasukkan sebagai pengurang HPP dan menjadi tambahan laba kotor bagi apotek.
• Penjualan Barang Dagang, berupa obat-obatan baik obat bebas maupun resep dokter dan barang lainnya. Formulir transaksi penjualan di setiap barisnya akan dilengkapi dengan kolom unit (yang dapat diganti jika produk memiliki multiunit), kolom harga jual, kolom diskon (bisa ditampilkan dalam persen atau Rupiah). Pada saat penjualan resep dilakukan, maka kita harus mengisikan nama pasien dan data dokter serta rincian bahan per R/. Setiap R/ dapat memiliki tambahan jasa racik sendiri selain harga obatnya. Untuk pengisian bahan obat yang diresepkan per subscriptio, kita bisa memilih data produk yang sesuai, jumlah yang diresepkan dokter serta jumlah yang ditebus oleh konsumen sehingga catatan resep dokter secara digital tetap terekam pada sistem, tidak hanya obat atau bahan yang terjual saja. Kemudian sebagai pelengkap, signatura yang dituliskan oleh dokter dapat pula diisikan sebagai catatan, begitu pula status iteratio resep sebagai referensi untuk apotek. Setiap penjualan memiliki nomer antrian pelayanan yang dibuat secara berurutan dari nomor 1, 2, dan seterusnya; dan dapat di-reset kembali pada hari berikutnya atau sewaktu-waktu bila diperlukan sehingga pelayanan transaksi obat di apotek lebih kredibel dan memberi kepuasan pada pelanggan. Formulir transaksi penjualan dapat dipakai juga untuk menjual produk jasa, yaitu produk yang tidak memiliki stok, seperti contohnya jasa pemeriksaan tensi darah, jasa periksa dokter, dll. Sebagai pelengkap, transaksi penjualan dapat pula mencatat jasa pengantaran ke tempat pelanggan yang diperlakukan sebagai tambahan pendapatan untuk apotek.
• Retur Penjualan, dengan menggunakan memo kredit bilamana transaksi masih belum lunas, atau pengembalian dana tunai bilamana transaksi pembelian sudah dilunasi. Untuk obat resep pun masih dapat diretur oleh pelanggan dan hal ini tergantung kebijaksanaan dari apotek dalam penerapannya.
• Penerimaan Piutang Dagang, dapat dilakukan per pelanggan. Pertama-tama nota tagihan penjualan kita tampilkan dalam daftar penerimaan kemudian baru dilunasi per nota. Setiap penerimaan piutang dagang juga dapat menggunakan berbagai metode penerimaan yang telah diatur pada data induk. Selain itu, jika ada jumlah potongan penjualan pada saat pelunasan hal ini dapat perlakukan sebagai pengurang laba transaksi bagi apotek.
• Jurnal Umum, yaitu transaksi yang mengubah data keuangan perusahaan di luar transaksi dagang. Misalnya saja pembayaran biaya-biaya operasional apotek seperti gaji karyawan, listrik, telepon, pembelian perlengkapan, demikian pula setoran antarkas dan mutasi rekening bank. Jurnal umum dapat mendebet atau mengkredit setiap akun penyusun neraca dan laba rugi apotek yang diperlukan secara langsung.
• Jurnal Otomatis, yaitu jurnal umum yang berlaku secara otomatis dan dilakukan setiap periode tertentu, misalnya setiap awal bulan. Contoh penggunaan dari jurnal otomatis ini adalah untuk pembebanan amortisasi untuk sewa ruang usaha dan penyusutan aktiva yang dimiliki apotek berupa bangunan, peralatan, furnitur, dan kendaraan secara linear selama periode tertentu. Hal ini bertujuan agar laba rugi bersih mencerminkan pula kondisi yang sesungguhnya dari bisnis apotek kita.
• Saldo Awal Piutang Pelanggan dan Hutang Pemasok, yaitu formulir yang digunakan untuk mencatat saldo awal piutang dan hutang yang belum lunas pada saat apotek mulai menggunakan sistem.
• Saldo Awal Persediaan, yaitu formulir yang digunakan untuk mengisikan saldo awal persediaan saat apotek mulai menggunakan sistem ini. Saldo awal dilengkapi pula dengan pencatatan kadaluarsa produk yang mungkin terdiri dari berbagai tanggal untuk produk yang sama.
• Saldo Awal Akun, untuk mencatat kondisi keuangan perusahaan sesaat sebelum sistem mulai digunakan, termasuk saldo awal kas di tangan, kas bank, nilai aktiva tetap, kewajiban jangka panjang yang mungkin masih dimiliki, dan lainnya.
• Tutup Buku Harian, menu ini digunakan untuk menutup transaksi pada setiap tanggal akuntansi. Setelah transaksi tersebut diposting ke buku besar, maka perubahan tidak dapat lagi dilakukan.
• Pembatalan Tutup Buku, menu ini digunakan untuk melakukan pembatalan posting transaksi sampai dengan tanggal tertentu.
• Tutup Tahun Fiskal, menu ini digunakan untuk memindahkan saldo-saldo akun laba rugi pada saat penutupan tahun periode akuntansi sebagai laba ditahan. Namun, akun-akun ekuitas dengan jenis tertentu dapat pula tidak harus ditutup saldonya pada akun laba ditahan.

Beberapa Screen Shoot "PRIMA APOTEK"